¿Qué es Paid Time Off (PTO)?

Actualizado en octubre 21, 2024 por RealidadUSA | Publicado: octubre 5, 2021

PTO (paid time off, personal time off)

El tiempo libre remunerado (PTO) es una política de gestión de recursos humanos (HRM) que proporciona a los empleados un conjunto de horas acumulables que pueden utilizarse para cualquier propósito.

También conocido como tiempo libre personal, el acrónimo PTO se utiliza generalmente para describir cualquier período de tiempo que un empleado es pagado mientras se ausenta del trabajo.

En una gran empresa, la política de PTO suele agrupar los días libres personales, los días de enfermedad y las vacaciones de los empleados en un único bloque de horas, en lugar de especificar un número distinto de días permitidos para cada motivo.

Los planes de PTO se utilizan principalmente en Estados Unidos, donde no hay leyes sobre el tiempo mínimo de vacaciones.

Además de documentar el número de horas pagadas para un empleado en particular, una política de PTO puede incluir la posibilidad de transferencias anuales (si las hay) y si se puede tomar tiempo libre en lugar de horas extras. La política también debe especificar si un empleado puede cobrar el PTO no utilizado cuando deja la empresa. En Estados Unidos, las políticas de PTO son cada vez más comunes, pero los empresarios deben conocer las leyes estatales para asegurarse de que su política de PTO es aplicable.

Algunos beneficios del PTO

Los empleados suelen utilizar indistintamente los términos PTO y vacaciones, pero en realidad no son lo mismo. Se considera que el PTO es todo el tiempo que un empleado recibe una remuneración mientras está fuera del trabajo; es más amplio que las “vacaciones”. Piénsalo así: todas las vacaciones son PTO mientras que no todas las PTO son vacaciones.

Otros ejemplos de PTO son la baja por maternidad/paternidad, el servicio de jurado, la baja por enfermedad, la paga de vacaciones o la baja por incapacidad. De hecho, parte del proyecto de ley de reforma fiscal de 2017 estableció que los empleadores que proporcionan entre dos y 12 semanas de licencia familiar y médica pagada pueden recibir un crédito fiscal.

• Proporciona más tiempo de vacaciones a los empleados que no utilizan el tiempo acumulado para otras cosas.
• Los empleados pueden utilizar las horas según lo necesiten cuando surjan situaciones imprevistas, siempre que el tiempo esté disponible.
• La aplicación de la política de PTO puede servir como incentivo de contratación para atraer a los empleados.
• Unas vacaciones más frecuentes y cortas, según se desee, pueden ayudar a mantener el equilibrio entre la vida laboral y personal.

Algunas desventajas del PTO

La creación de una política de PTO tiene algunas desventajas potenciales (dependiendo de cómo se mire) que los profesionales de RRHH deben tener en cuenta.

• Cuando un empleado renuncia, la dirección sigue teniendo que cumplir con los compromisos de tiempo libre pagado.
• Es posible que varios empleados quieran tomarse los mismos días libres al final del año para evitar perder horas de tiempo libre pagado.
• Los empleados pueden quedarse sin PTO y verse obligados a trabajar mientras están enfermos o perder la paga.
• El mayor número de horas agrupadas puede parecer más tiempo del que realmente es para aquellos empleados que no tienen en cuenta que cubre todos los fines.

¿Cómo funciona el PTO?

Depende. Cada plan de PTO es diferente, pero mientras que las políticas de permisos tradicionales suelen conceder a los empleados 30 días libres pagados al año -10 días de vacaciones pagadas, 8 días de enfermedad, 2 días personales, más 10 días festivos pagados-, la mayoría de las políticas de PTO dan a los empleados entre 15 y 20 días más los días festivos observados por la empresa, según el informe de evaluación comparativa de permisos pagados 2019 de la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM).

Dependiendo de la empresa, los empleados pueden ganar PTO adicional debido a su permanencia, acumular PTO en incrementos específicos, se les permite “transferir” el PTO no utilizado de un año a otro, o ser elegibles para cobrar el tiempo no utilizado mientras aún están empleados en la empresa.

Tipos de permisos retribuidos y PTO

Políticas de permisos tradicionales

Las políticas tradicionales de permisos retribuidos otorgan a los empleados asignaciones específicas para vacaciones, días de enfermedad, días personales y días festivos. Los empleados suelen ganar tiempo adicional en función de su antigüedad, con aumentos a los 3, 5 y 10 años, por ejemplo. Los equipos de RRHH de las empresas que ofrecen permisos pagados tradicionales tienen acceso a un tesoro de datos. Pueden entender por qué los empleados se toman vacaciones y detectar las tendencias para crear una estrategia de RRHH y planificar el personal en consecuencia.

Por ejemplo, si un centro de llamadas experimenta un alto índice de absentismo el martes siguiente al Día de los Caídos, RRHH puede programar empleados adicionales para la cobertura. Al mismo tiempo, las políticas tradicionales de permisos crean un trabajo más táctico y administrativo, que puede parecer una carga para los departamentos de RRHH más centrados en la estrategia de alto nivel.

Bancos de PTO

Un banco de PTO es una reserva única de tiempo libre remunerado que los empleados ganan y a la que pueden acceder. Es a lo que la mayoría de la gente se refiere cuando dice “PTO”. Los empleados pueden “acumular” tiempo para utilizarlo como quieran, sin tener que distinguir entre vacaciones, enfermedad y permisos personales. Esta suma global de días da a los empleados la autoridad para decidir cómo quieren utilizar sus permisos pagados.

Las políticas de PTO son diferentes en cada empresa y pueden estar influidas por la legislación estatal. Algunas políticas permiten a los empleados transferir los días no utilizados, mientras que otras permiten a los empleados comprar o vender tiempo adicional, como en un plan de cafetería.

PTO ilimitado

El plan de PTO ilimitado da a los empleados la libertad de tomarse todo el tiempo que necesiten o quieran, siempre que lo aprueben sus jefes. Lo que comenzó como una ventaja en los principales empleadores de tecnología ha crecido constantemente en popularidad: Una encuesta de 2018 de Employers Council mostró que el PTO ilimitado está en aumento, un 25% de 2016 a 2018.

Pero los críticos dicen que es una estratagema de marketing para atraer a los mejores talentos, y que el subuso es un problema mayor que el sobreuso; con el PTO ilimitado, los empleados toman menos tiempo libre. Esto se debe a que no existe una plantilla para juzgar la cantidad adecuada de tiempo fuera de la oficina, por lo que los empleados se basan en la cultura del lugar de trabajo para informar de sus decisiones. Si trabajas en una empresa de gran crecimiento, es posible que no haya mucha gente que se tome vacaciones. Sin embargo, cuando se hace bien, el PTO ilimitado puede dar un impulso a su marca de empleador y fortalecer las relaciones entre los gerentes y los empleados, ya que el PTO ilimitado concentra la conversación sobre el tiempo libre en la producción en lugar de la disponibilidad.

Cafeteria Plan y compra de PTO

Algunas empresas proporcionan beneficios patrocinados por el empleador a través de un plan cafetería, o de la Sección 125, que permite a los empleados aprovechar los ahorros antes de impuestos en beneficios como el seguro de salud o la compra de tiempo libre adicional. Los planes de cafetería no son un tipo de PTO, sino una forma en que las empresas organizan sus planes de beneficios. Como parte del plan de cafetería de una empresa, ésta puede optar por ofrecer un plan de compra de PTO que permite a los empleados comprar PTO adicional para el año siguiente durante la inscripción abierta. Los empleados “pagan” su PTO adicional mediante reducciones salariales o créditos flexibles.

• Los planes cafetería suelen ser complejos, al igual que las normas que rigen la compra de PTO adicional, “electiva”, como la denomina el IRS. Pero las dos reglas más importantes que hay que entender son
• No hay compensación diferida: Requiere que los empleados utilicen el PTO “electivo” para el año en que se compró. El IRS no permite que este tiempo se transfiera al año siguiente.
• Regla de ordenación: Obliga a los empleados a utilizar su PTO no electivo antes de su PTO electivo.

Juntas, estas dos leyes exigen esencialmente que los empleados utilicen todo su PTO, electivo y no electivo, antes de que termine el año.

Planes de donación de PTO

Como complemento, algunas organizaciones están incluyendo una función de donación como parte de sus planes de PTO. Un plan de donación de PTO permite a los empleados apoyar a sus compañeros de trabajo mediante la donación de permisos a aquellos que están pasando por una enfermedad o que están cuidando a un familiar o a un ser querido que está enfermo.

Cómo elegir una política de permisos retribuidos para su empresa

Seleccionar una política de PTO para su empresa puede ser abrumador. Usted quiere proporcionar suficientes permisos y flexibilidad para garantizar que su personal se sienta valorado, al tiempo que minimiza la carga administrativa de RRHH y se asegura de que cumple con todos los requisitos y leyes pertinentes.

Simplifique su búsqueda formulando algunas preguntas básicas.

1. Permiso tradicional vs. PTO

¿Le preocupa cómo utilizan los empleados su tiempo libre? Si la respuesta es afirmativa, una política de vacaciones tradicional es lo más lógico, ya que la naturaleza de los bancos de PTO impide la visibilidad de cómo los empleados utilizan su tiempo libre.

2. Suma global frente a acumulación

Si está de acuerdo con un fondo único de PTO, tendrá que decidir si los empleados tendrán acceso a todo su banco de PTO en la fecha de contratación, o si lo acumularán a lo largo del año. Si tiene un sistema de acumulación, ¿los empleados acumularán su PTO cada período de pago, mensualmente o trimestralmente?

3. Retirar los saldos no utilizados frente a usarlos o perderlos

Tanto si opta por una política tradicional de vacaciones pagadas como por una política de PTO combinada, tendrá que decidir si los empleados pueden transferir el tiempo no utilizado y asegurarse de que cumple con la ley estatal. En un esfuerzo por animar a los empleados a que se tomen tiempo libre -y evitar fuertes pagos cuando los empleados se marchan- algunas empresas tienen una política de “úsalo o piérdelo”. Pero algunos estados, como California, consideran que el tiempo libre pagado es una forma de salario ganado, por lo que una política de “úsalo o piérdelo” es ilegal en el estado.

4. Pagos cuando un empleado se marcha

En algunos estados, los empleadores están obligados a pagar a los empleados el tiempo de vacaciones no utilizado, pero no las bajas por enfermedad o los días personales. Esto puede enturbiar un poco las aguas cuando se trata de PTO, ya que no hay distinción entre los tipos de licencia. En general, dado que todo el PTO puede utilizarse como tiempo de vacaciones, los precedentes en la mayoría de los estados dictan que los empleadores tienen que compensar a los empleados por cualquier PTO no utilizado cuando dejan la empresa, voluntaria o involuntariamente.

Tasas comunes de acumulación de PTO

La política de PTO que elija determinará la frecuencia con la que los empleados ganan PTO y cuándo pueden acceder a él. Algunas empresas prefieren que los empleados acumulen el PTO a medida que trabajan, mientras que otras se conforman con conceder todo el PTO al empleado en una fecha específica, como el comienzo del año natural.

Las tasas de acumulación más comunes son por año, hora, día o período de pago.

Por año

Esta es la tasa más fácil de calcular. También tiene sentido para los empleados que ya llevan al menos un año en la empresa. Basta con restar el número de horas que un empleado quiere tomarse de la cifra que recibe cada año. Pero la mayoría de las empresas no quieren que los empleados tengan que esperar un año para tomarse un tiempo libre, ni están dispuestas a dar a los nuevos contratados todo su PTO como primer día, así que utilizan uno de los métodos siguientes o una combinación.

Por horas o por días

Estos porcentajes de acumulación son los más adecuados para los empleados a tiempo parcial o por horas, ya que el método refleja con exactitud el número de horas que un empleado ha realizado en la empresa.

Por periodo de pago

Según la SHRM, la acumulación de PTO por período de pago es la tasa de acumulación más común, ya que el 37% de las empresas utilizan esta tasa. Los empleados comienzan a acumular el PTO en la fecha de su contratación, pero deben esperar un año hasta que puedan acceder a todo.

Cálculo de la acumulación de PTO

Los cálculos dependen de la cantidad de PTO que reciban los empleados. Por ejemplo, supongamos que un empleado a tiempo completo recibe 80 horas de PTO al año, y que trabaja un total de 2.000 horas al año. Divida el PTO por el número de horas trabajadas para calcular su multiplicador de acumulación.

80/2000=0.04

A continuación, multiplique el multiplicador de acumulación por el número de horas trabajadas.

La forma más fácil de calcular las acumulaciones de PTO es con un sistema HRIS que haga el trabajo por usted.

Preguntas frecuentes sobre el PTO

¿En qué se diferencia una política de permisos retribuidos de un PTO?

Las políticas de permisos retribuidos son políticas de permisos tradicionales en las que los empleadores diferencian entre tiempo de vacaciones, tiempo de enfermedad, días personales y días festivos. El PTO es un fondo único que los empleados pueden utilizar como consideren oportuno.

¿Debemos acreditar el tiempo de los días festivos pagados que caen en medio de las vacaciones de un empleado?

Sí. La mejor práctica es acreditar a los empleados ese día o días. Si un empleado se toma una semana de vacaciones durante la semana de Acción de Gracias, y el jueves y el viernes de esa semana son días festivos pagados observados por su empresa, acredite al empleado 2 días.

¿Tenemos que proporcionar PTO a los contratistas o a los empleados a tiempo parcial?

Técnicamente, las organizaciones no tienen que proporcionar PTO a nadie. En muchos estados, los empleadores están obligados a proporcionar licencia por enfermedad pagada, pero no necesariamente PTO. Muchas organizaciones consideran que los empleados a tiempo parcial o los contratistas están exentos del paquete completo de prestaciones que ofrece la empresa, por lo que vemos que esta clase de trabajadores está excluida de los planes de seguro médico o de ahorro para la jubilación patrocinados por la empresa.

Pero como el trabajo sigue cambiando y los individuos quieren más flexibilidad, muchos “trabajadores tradicionales de 9 a 5” están creando un mosaico de empleos y trabajos, aceptando trabajos como contratistas o haciéndose autónomos. La imagen de que estos trabajadores no tradicionales pueden aportar un gran valor empresarial se aprecia hoy más que en el pasado. Cuanto más atractiva sea su empresa, más probabilidades tendrá de atraer a estos empleados no tradicionales altamente cualificados.

¿Debemos dejar que los empleados cobren el tiempo no utilizado?

Algunos estados exigen a las empresas que paguen el tiempo de vacaciones no utilizado en el momento del despido, pero ¿deberían las organizaciones permitir que los empleados cobren el tiempo no utilizado aunque no vayan a dejar la empresa? Depende. Ofrecer una opción de pago en efectivo conlleva un trabajo administrativo adicional y los empresarios tienen que decidir si compensan a los trabajadores con su tarifa habitual o con una rebajada.

¿Hay que pagar el tiempo de vacaciones no utilizado cuando los empleados dejan la empresa?

Puede ser. Algunas leyes estatales, como las de California, Massachusetts y Rhode Island, por citar algunas, obligan a las empresas a pagar a los empleados el tiempo de vacaciones o PTO no utilizado, tanto si se marchan voluntariamente como si son despedidos. Otros estados, como Minnesota, Ohio y Carolina del Sur, entre otros, exigen a las empresas que paguen el tiempo libre no utilizado a menos que se estipule lo contrario en el contrato de trabajo. Consulte el cuadro anterior para obtener información por estados.

¿Se puede exigir a los empleados que tomen tiempo libre?

No exactamente. Pero construir una cultura y un lugar de trabajo donde los empleados se sientan cómodos para tomarse el tiempo que quieran y necesiten fuera del lugar de trabajo es una forma de animar a los trabajadores a desconectar. Algunos empresarios se apoyan en políticas de “úsalo o piérdelo” para reforzar la importancia del tiempo libre, pero con un 20% de empleados que dejan tiempo libre a pesar de las políticas de “úsalo o piérdelo”, está claro que no es la forma más eficaz de hacerlo.

¿Debemos dejar que los empleados “tomen prestado” de su banco de PTO?

Es una consideración acertada. En el caso de las empresas con un período de espera para las nuevas contrataciones antes de que su PTO comience a acumularse, permitir a los empleados tomar prestado de un futuro crédito de PTO permite a los empleados cumplir con cualquier compromiso anterior que puedan tener.
Ofrecemos un PTO ilimitado. ¿Cuáles son nuestras obligaciones de pago cuando un empleado se va?

Los empresarios y los abogados laboralistas no están seguros al 100%. El PTO ilimitado no ha existido el tiempo suficiente para que haya un precedente legal. El conocimiento común e Internet dicen que no, que no hay que pagar nada. Pero si su empresa está considerando una política de PTO ilimitado, hable con un abogado laboralista que conozca los distintos contornos de la ley de su estado.

¿Con cuánta antelación hay que pedir a los empleados que programen sus solicitudes?

La mejor práctica es de 2 semanas para las solicitudes de PTO que se extienden más allá de 2 o 3 días. El PTO ayuda a las empresas a reducir las ausencias no programadas, por lo que hay que pedir a los empleados que presenten sus solicitudes con antelación para poder gestionar adecuadamente el personal y la carga de trabajo.