Actualizado en julio 16, 2025 por RealidadUSA | Publicado: julio 19, 2021
Todo lo que necesitas saber sobre el documento clave para la elegibilidad laboral en Estados Unidos. ¿Alguna vez te has preguntado qué es ese formulario que todo empleador en Estados Unidos te pide llenar apenas pones un pie en la oficina? Sí, me refiero a ese documento llamado Formulario I-9. Parece un trámite más, ¿verdad? Pero, ¡ojo!, es mucho más que eso. Es la clave para verificar que tienes la identidad y la autorización para trabajar legalmente en este país. Ya seas ciudadano estadounidense o no, si te contratan, este formulario es inevitable. Honestamente, es tu boleto de entrada al mundo laboral formal en EE. UU.
Mira, es un documento federal de dos páginas, emitido por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS). Suena oficial, y lo es. Su propósito es garantizar que todas las personas contratadas en EE. UU. estén legalmente autorizadas para trabajar aquí. Piensa en él como un portero de la legalidad laboral. Desde 1986, cuando se promulgó la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA), este formulario se convirtió en un requisito indispensable. ¿Por qué? Pues, para evitar la contratación de trabajadores indocumentados y asegurar el cumplimiento de las leyes federales de inmigración.
Puntos clave sobre el Formulario I-9:
- Propósito y Obligatoriedad: El Formulario I-9, emitido por el USCIS, es un documento federal obligatorio para todos los empleadores en EE. UU. Su meta principal es verificar la identidad y la autorización legal de cada nuevo empleado para trabajar en el país, sin importar su nacionalidad o estatus migratorio.
- Proceso Bipartito y Plazos Cruciales: Se completa en dos secciones esenciales: la Sección 1 por el empleado (antes o en el primer día de trabajo) y la Sección 2 por el empleador (dentro de los tres días hábiles siguientes al inicio del empleo), quien verifica los documentos de identidad y elegibilidad.
- Consecuencias del Incumplimiento y Novedades: No completarlo correctamente o no mantenerlo archivado puede acarrear multas y sanciones severas para los empleadores. Las actualizaciones recientes, como la edición 08/01/2023 del formulario y la posibilidad de verificación remota para empleadores E-Verify, buscan optimizar el proceso.
Explicación del Formulario I-9
Un Formulario I-9 es un formulario gubernamental utilizado para verificar la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos. Se requiere de todos los empleados y deben incluir documentación de apoyo como prueba.
Obtenga más información sobre cómo llenar un formulario I-9 y lo que implica.
¿Qué es un formulario I-9?
Como parte de la documentación de nuevacontratación proporcionada por su empleador, un nuevo empleado debe completar un formularioI-9, también llamado formulariode verificación de elegibilidad de empleo.
El Formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad de un empleado y para determinar si son elegibles para comenzar a trabajar para la compañía. Fue creado por el sector de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y debe completarse para cada empleado contratado en los EE. UU.
¿Quién usa un formulario I-9?
Todos los nuevos empleados deben llenar un formulario I-9 durante el proceso de contratación. El empleador debe verificar la elegibilidad del empleado y los documentos de identificación y registrar la información del documento en el Formulario I-9 dentro de los tres días posteriores al empleo.
Si un empleado no puede leer o escribir en inglés, el formulario permite que un traductor o preparador legal complete el formulario en nombre del empleado.
No necesita completar un Formulario I-9 si es o fue:1
- Contratado en o antes de noviembre. 6, 1986, (o en o antes del 27 de noviembre de 2007, si el empleo está en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte) y tener una expectativa razonable de empleo en todo momento
- Hacer trabajo doméstico ocasional en una casa privada
- Un contratista independiente
- Empleado por un contratista que proporciona servicios contractuales, como una agencia temporal
- No funciona en EE. UU. suelo
Tampoco necesita su propia I-9 si trabaja por cuenta propia.
La discriminación está prohibida
La Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986 (IRCA, por sus, por sus partes) consideró a los empleadores estadounidenses legalmente responsables de verificar la elegibilidad laboral de todos los nuevos empleados. Si bien el formulario I-9 no es necesario para voluntarios o empleadosbasados en contratos, los extranjeros con visas de empleo deben completar el formulario.
La legislación también incluye cláusulas contra la discriminación. Bajo la IRCA, EE.UU. a los ciudadanos, residentes permanentes y solicitantes de asilo a los que se les permite legalmente trabajar en los Estados Unidos no se les puede negar el empleo ni ser despedidos por la fuerza en función del origen o la ciudadanía. 2. La IRCA es aplicable para todos los empleadores con tres o más trabajadores.
Dónde obtener un formulario I-9
Su empleador puede proporcionarle una copia del Formulario I-9. También puede descargarlo desde el sitio web de USCIS.
Como llenar la forma i-9 en español
La forma I-9 del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS) es un documento importante que se utiliza para verificar la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos. A continuación se encuentran los pasos para completar la forma I-9 en español:
- Descargue la forma I-9 en español desde el sitio web de USCIS.
- Complete la Sección 1 de la forma I-9, proporcionando información personal como su nombre, dirección y fecha de nacimiento.
- Proporcione la documentación requerida en la Sección 2 de la forma I-9 para verificar su elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos.
- Firme y feche la forma I-9 en la Sección 1 y 2 para indicar que la información es verdadera y precisa.
Es importante recordar que la forma I-9 debe ser completada dentro de los tres días hábiles después del inicio del empleo.
Qué hacer si no recibe un formulario I-9
Un formulario I-9 es necesario para continuar el empleo.
Un empleador que viole la ley con respecto a la verificación y el Formulario I-9 podría enfrentar multas o sanciones penales.
Si le falta su Formulario I-9, comuníquese con su departamento de recursos humanos para obtener una copia o descargar uno de Internet y enviarlo a su empleador.
Documentos que faltan
Si un empleado no puede presentar un documento requerido o un recibo de un documento de reemplazo (en el caso de documentos perdidos, robadoso destruidos) dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha en que comienza el empleo, pueden ser despedidos.
Un empleado que muestra un recibo de reemplazo tiene 90 días para presentar los documentos de reemplazo. Si necesita obtener una copia de su documentación, es posible que pueda solicitarla en línea.
Cómo llenar y leer un formulario I-9
Además de su información personal básica, cuando llene un Formulario I-9, debe proporcionar al menos uno de los formularios de documentación aprobados para probar su identidad y elegibilidad para trabajar en los EE. UU.
Los empleados deben presentar documentosoriginales, no fotocopias.
¿Y Qué Documentos Son Válidos? ¡La Famosa Lista!
El Formulario I-9 incluye una «Lista de Documentos Aceptables». Es como un menú con tres categorías, y es aquí donde mucha gente se confunde. Pero no te preocupes, déjame desglosarlo. Los empleados pueden elegir qué documentos presentar, siempre y cuando cumplan con los requisitos de la Lista A o con una combinación de las Listas B y C. Lo importante es que los documentos deben ser originales y no estar vencidos.
Para que lo veas más claro, aquí va una lista rápida de documentos comunes que la gente suele usar:
- Pasaporte de EE. UU. (Lista A).
- Tarjeta de residente permanente (Lista A).
- Licencia de conducir + Tarjeta de Seguro Social (B + C).
- Certificado de naturalización (Lista A).
No es exhaustiva, pero te da una idea. Si eres inmigrante, hay muchísimos recursos, incluso de organizaciones como Legal Aid at Work, que explican esto con ejemplos reales.
Documentos I-9 aceptables
Hay tres categorías de documentos que se le permite presentar. Los empleados deben presentar uno de los siguientes documentos de la Lista A, o uno de los documentos de la Lista B más uno de los documentos de la Lista C. 3.
Lista A (documentos que establecen tanto la identidad como la elegibilidadpara el empleo ):
- Pasaporte de los Estados Unidos o tarjeta de pasaporte
- Tarjeta de Residente Permanente o Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero (I-551)
- Pasaporte extranjero que contiene un sello temporal I-551 o una notación impresa I-551 temporal en una visa de inmigrante legible por máquina
- Documento de Autorización de Empleo que contiene una fotografía (I-766)
- Pasaporte extranjero con un sello temporal I-551
- Para un extranjero no inmigrante autorizado a trabajar solo para un empleador específico debido a su estado:un pasaporte extranjero y el Formulario I-94 o el Formulario I-94A con registro de llegada y salida y respaldo de trabajo
- Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia (FSM) o la República de las Islas Marshall (RMI) con el Formulario I-94 o I-94A
Lista B (documentos que sólo establecen la identidad ):
- Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión extranjera de los Estados Unidos
- Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales
- Identificación de la escuela con fotografía
- Tarjeta de documento de la Marina Mercante de la Guardia Costera de los EE. UU.
- Documento tribal de los nativos americanos
- Licencia de conducir emitida por una autoridad del gobierno canadiense
- Tarjeta de registro del votante
- Tarjeta militar estadounidense o borrador de registro
- Tarjeta de identificación del dependiente militar
Para las personas menores de 18 años que no pueden presentar un documento enumerado anteriormente:
- Registro escolar (como la libreta de calificaciones)
- Historial hospitalario o médico
- Registro de guardería
- Registro de la escuela infantil
Lista C (documentos que establecen la elegibilidad de empleo solamente)
- Tarjeta de número de cuenta del Seguro Social que no tiene restricciones
- Certificado de nacimiento original emitido por un estado, condado, autoridadmunicipal o territorio de los Estados Unidos, con un sello oficial (copiacertificada aceptada)
- Certificación del informe de nacimiento emitido por el Departamento de Estado (Formularios DS-1350,FS-545y FS-240)
- Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense (Formulario I-197)
- Tarjeta de identificación para el uso de ciudadano residente en los EE.UU. (Formulario I-179)
- Documento tribal de los nativos americanos
- Documento de autorización de empleo emitido por el Departamento de Seguridad Nacional
Cómo presentar un formulario I-9
Los empleados pueden completar el formulario I-9 electrónicamente. El empleador conserva el formulario en el archivo. Deben conservar un Formulario I-9 para cada empleado.
Los empleadores pueden verificar la información I-9 de un empleado en línea para evitar multas o sanciones mediante el uso del sistema E-Verify. Este es un servicio en línea proporcionado por el gobierno federal que compara la información del Formulario I-9 de un empleado con la información de los EE. UU. Registros del Departamento de Seguridad Nacional y Administración del Seguro Social. Se requiere el número de Seguro Social del empleado para usar E-Verify.
Los formularios I-9 son válidos indefinidamente a menos que haya una brecha en el empleo de más de un año. Los extranjeros con una visa de trabajo o estudiantes y visitantes de intercambio deben tener su I-9 re-verificado con cada extensión, o después de que su visa haya expirado, cuando se emite un nuevo permiso de autorización de empleo. 4.
Los formularios I-9 deben ser retenidos por el empleador durante tres años después de la fecha de inicio de un empleado o un año después de que se termine su empleo, lo que sea posterior.
La Versión Más Reciente del Formulario y E-Verify: ¡Siempre al Día!
El mundo cambia, y los formularios también. Actualmente, los empleadores deben usar la versión del Formulario I-9 con fecha de edición del 08/01/2023, la cual es válida y tiene una fecha de vencimiento del 05/31/2027. Es importante que los empleadores se aseguren de estar usando la versión correcta, pues las ediciones antiguas ya no son aceptadas a partir del 1 de noviembre de 2023. El USCIS se encarga de publicar las versiones más recientes y sus instrucciones, y honestamente, siempre es bueno revisar la página de USCIS para estar al día, porque estos detalles sí que importan.
E-Verify: ¿Un Paso Más Allá en la Verificación?
Algunos empleadores, además de llenar el Formulario I-9, utilizan E-Verify. ¿Qué es eso? Es un sistema basado en la web del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que compara la información que el empleador ingresa del Formulario I-9 con los registros disponibles en la Administración del Seguro Social y el DHS. Es una capa adicional de verificación. Si un empleador usa E-Verify, los empleados deben proporcionar su número de Seguro Social. ¡Ojo! E-Verify no reemplaza al Formulario I-9, lo complementa.
Una noticia importante y bastante reciente (desde el 1 de agosto de 2023) es que los empleadores inscritos en E-Verify ahora pueden examinar los documentos del Formulario I-9 de forma remota. Esto fue un gran alivio, especialmente después de las flexibilidades por la pandemia. Básicamente, puedes hacer una videollamada con tu empleador para mostrar tus documentos, siempre que ellos cumplan con ciertos requisitos y estén en E-Verify. ¡La tecnología nos facilita la vida, hasta en estos trámites! Con las tendencias hacia lo digital en 2025, es probable que veamos aún más integraciones con estas apps.
Este video de «Cómo completo el formulario I-9? | Tutorial» ofrece una guía visual y práctica sobre el proceso de llenado del Formulario I-9, abordando de manera clara y sencilla los pasos para empleados y empleadores. Es relevante porque complementa la explicación teórica con un recorrido visual, lo que facilita la comprensión de un documento que a menudo puede parecer complejo.
Consecuencias y Cumplimiento: ¿Por Qué Te Debería Importar Mucho?
No completar el Formulario I-9 correcta o completamente, o no conservarlo, puede acarrear multas y sanciones para el empleador. La ley exige que los empleadores mantengan el formulario archivado por un mínimo de tres años desde la fecha de contratación o un año después de que el empleo termine, lo que ocurra más tarde. No se presenta a ninguna agencia a menos que lo soliciten durante una auditoría. ¡Imagínate! Si un agente del gobierno te pide verlos y no los tienes o están mal llenados, el dolor de cabeza puede ser grande.
Multas Que Realmente Duelen
El gobierno no juega con esto; las violaciones pueden costar de $272 a $2,701 por trabajador por una primera ofensa. Para reincidencias, las multas pueden dispararse hasta los $5,404, y en casos de intención dolosa, ¡pueden superar los $27,018, con posibles procesos penales! Es como una inspección de impuestos, pero enfocada en el empleo. Te lo digo, ignorarlo es como jugar a la ruleta rusa con tu negocio.
Errores Comunes y Cómo Evitarlos
Nadie es perfecto, y los errores en el I-9 son comunes. Uno grande: no retener los formularios por el tiempo requerido –tres años después de la contratación o un año después de la terminación, lo que sea más largo. Otro: aceptar documentos falsos sin darse cuenta. ¿Sabes qué? Una vez leí sobre un caso donde un empleado presentó una licencia expirada, y el empleador la aceptó por error. Resultado: auditoría y multas. Es un recordatorio de que la precisión cuenta.
¿La solución? Entrena a tu equipo de RR. HH. Usa checklists del USCIS. ¿Has considerado auditorías internas? Son como chequeos de salud para tu cumplimiento. Empresas como Mitratech o software de HR como Zenefits, Rippling y BambooHR pueden automatizar parte del proceso, haciendo que sea menos abrumador y ayudando a evitar estos tropiezos.
Consideraciones para Casos Especiales
El Formulario I-9 también tiene sus particularidades para ciertos escenarios. Por ejemplo, los beneficiarios del Estatus de Protección Temporal (TPS) suelen tener extensiones automáticas de su autorización de empleo; es crucial que los empleadores anoten correctamente estas extensiones en el formulario. Para estudiantes F-1 con OPT STEM, hay reglas específicas sobre la vigencia del I-20 y la EAD, y cuándo se requiere reverificación. Si un empleado con visa H-1B cambia de empleador, la continuidad del empleo puede mantenerse durante 240 días con el I-797C mientras se procesa la transferencia. Estos casos requieren una atención especial para asegurar el cumplimiento.
La Importancia del I-9: Un Escudo Legal para Todos
En resumen, el Formulario I-9 no es solo papeleo; es un pilar fundamental de la inmigración y el empleo en EE. UU. Para los empleados, el I-9 es tu boleto a un empleo legal, protegiéndote de abusos y garantizando que trabajas bajo el amparo de la ley. Imagina empezar un trabajo soñado solo para descubrir que no cumples los requisitos legales, ¡sería devastador! Para los empleadores, es un escudo legal indispensable contra sanciones. Demuestra que cumplen con la ley y evitan prácticas de contratación ilegales. Además, promueve la equidad, pues se enfoca solo en la elegibilidad, no en el origen.
La verdad, este formulario puede parecer tedioso, pero su importancia es innegable. Entenderlo bien, saber qué documentos se necesitan y qué responsabilidades tiene cada parte, ayuda a que el proceso de contratación sea mucho más fluido y libre de problemas. Así que la próxima vez que te pidan llenar un I-9, ya sabes que no es solo un papel, ¡es una declaración de elegibilidad laboral en Estados Unidos! Y si tienes dudas, la página de USCIS es tu mejor amiga.
Preguntas Frecuentes sobre el Formulario I-9
¿Puedo aceptar un pasaporte vencido + I-94 vigente?
No; el pasaporte debe estar vigente. Sin embargo, en ciertos casos, los recibos de reemplazo o renovación de documentos pueden ser aceptados por un período de hasta 90 días, pero siempre debes consultar las instrucciones específicas de USCIS para evitar errores.
¿Y si recontrato al mismo empleado a los 18 meses?
Si recontratas al mismo empleado dentro de los tres años de la fecha original de contratación y el formulario I-9 original sigue siendo válido y cumple con las normativas, puedes completar la Sección 3 (ahora Suplemento B) para la reverificación o recontratación, en lugar de un formulario nuevo. Asegúrate de que su autorización de empleo siga siendo válida.
¿Se puede completar el Formulario I-9 de forma remota?
Sí, desde el 1 de agosto de 2023, los empleadores inscritos en E-Verify y que cumplan con ciertos requisitos pueden examinar los documentos del Formulario I-9 de forma remota a través de videollamada. Esto fue un cambio importante posterior a las flexibilidades de la pandemia, pero es crucial que el empleador siga las directrices específicas del USCIS para este procedimiento alternativo.
¿Qué pasa si un empleado presenta un documento que parece falso?
Los empleadores deben aceptar cualquier documento de la Lista de Documentos Aceptables que, a primera vista, parezca genuino y se relacione con la persona. Sin embargo, si el empleador sabe (o debería saber razonablemente) que el documento es falso, no debe aceptarlo. En estos casos, el empleador debe pedir al empleado otros documentos válidos.
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