¿Qué es un DBA en Estados Unidos?

Actualizado en octubre 21, 2024 por RealidadUSA | Publicado: octubre 23, 2021

Qué es un DBA y cuándo hay que presentarlo

Hay muchas razones por las que hacer negocios bajo un nombre DBA (Doing Business As) puede ser una buena decisión para una empresa. En este artículo, definiremos lo que es un nombre DBA (o nombre ficticio), lo que no es, cubriremos las principales razones por las que podría considerar usar uno, y proporcionaremos consejos clave para registrar su nombre DBA – lo que se le requerirá hacer en los estados donde lo esté usando.

Qué es un DBA

Toda empresa tiene un nombre “legal” o “verdadero”. En el caso de una empresa unipersonal o una sociedad, ese nombre legal es el nombre del propietario o propietarios de la empresa. En el caso de una sociedad anónima, una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) u otra entidad estatutaria, el nombre legal es el que figura en su documento de constitución (por ejemplo, sus artículos de incorporación o artículos de organización).

Si la persona o empresa hace negocios bajo otro nombre, se trata de un nombre DBA. Los DBA también se denominan “nombre supuesto”, “nombre comercial ficticio” o “nombre comercial”. No hay límites en el número de DBAs o nombres supuestos que puede utilizar. Pero la ley en la mayoría de los estados es que, a menos que se registre el nombre DBA, lo que se hace mediante una presentación en el estado, una persona sólo puede hacer negocios bajo su propio nombre, y las corporaciones y las LLC sólo pueden hacer negocios bajo el nombre en su documento de formación.

El propósito de registrar un nombre DBA es notificar al público que una persona o entidad comercial en particular está llevando a cabo negocios bajo un nombre diferente a su nombre legal. Las leyes de nombres ficticios (DBA) son leyes de protección al consumidor. El registro es necesario para que el público conozca al verdadero propietario de las empresas a las que compra o con las que trata.

Lo que no es un DBA

Registrar y hacer negocios bajo un nombre DBA no es lo mismo que formar un negocio o una entidad comercial. Si registra un DBA sin formar primero una LLC, una corporación o algún otro tipo de entidad legal, el estado en el que está haciendo negocios reconoce su negocio como un propietario único.

Como propietario único, puede llevar a cabo legalmente su actividad en ese estado bajo su nombre comercial ficticio, pero no tendrá ninguna protección de responsabilidad limitada. Eso significa que usted es responsable de las deudas y obligaciones de la empresa.

La constitución de una LLC, una sociedad limitada (LP), una sociedad de responsabilidad limitada (LLP) o una corporación (ya sea una corporación C o una corporación S a efectos del impuesto sobre la renta) otorga al propietario o propietarios de esa entidad empresarial una protección de responsabilidad limitada. La corporación, LLC, LP o LLP es la propietaria de la empresa y es responsable de las deudas de la misma. Los accionistas, miembros o socios no lo son. Esta es una de las principales ventajas de constituir una sociedad. Después de formar su corporación, LLC u otra entidad, si quiere hacer negocios bajo un nombre diferente al que aparece en el documento de formación de su empresa, tendrá que presentar los documentos apropiados para registrar su nombre DBA

Nota: si está planeando hacer crecer el negocio en estados adicionales, también tendrá que calificar al extranjero en cada estado respectivo. Toda corporación, LLC u otra entidad comercial estatutaria tiene prohibido hacer negocios en un estado sin estar calificada. Existen sanciones si no lo cumple. Su nombre legal en los estados en los que está calificado será el nombre que figura en el certificado de autoridad de su empresa. Si desea utilizar un nombre diferente, tendrá que registrar su nombre DBA en ese estado presentando los documentos adecuados.

¿Cómo abrir una DBA?

Para abrir una DBA (Doing Business As) debes seguir los siguientes pasos:

1. Verificar los requisitos en tu estado: como prueba de ciudadanía, registro de empresa, tarifas, etc. Estos varían entre estados.
2. Completar el formulario de registro de DBA: Suelen estar disponibles en las oficinas del secretario de estado o condado de tu localidad. Incluye información personal, de contacto y el nombre comercial.
3. Publicar un aviso legal en un periódico local: Esto notifica a terceros sobre tu intención de hacer negocios bajo ese nombre. Suelen ser anuncios pequeños.
4. Pagar las tarifas de registro: Generalmente rondan entre $20-50 dependiendo del estado.
5. Obtener el certificado de DBA: Una vez aprobado el registro, recibirás un certificado oficial que acredita tu nombre comercial.
6. Renovar periódicamente: Algunos estados requieren renovar el DBA cada cierto tiempo, por ejemplo cada 5 años.
7. Actualizar cambios de información: Debes notificar si modificas tu dirección, giros de negocio u otros datos.

Con estos pasos podrás operar legalmente bajo tu DBA en el estado correspondiente. Revisa bien los requisitos locales.

¿Por qué utilizar un DBA o un nombre ficticio?

A continuación se exponen algunas de las razones más populares por las que las empresas utilizan un nombre DBA. Tenga en cuenta que estas razones suelen variar en función del tipo de empresa. Lo que motiva a una empresa individual a optar por un nombre supuesto, por ejemplo, es diferente de lo que motiva a una corporación o LLC.

• No quiere hacer negocios con su nombre personal. Esta es una decisión especialmente importante para los propietarios únicos y las sociedades colectivas. A menos que presente un DBA, el nombre de su empresa y su nombre personal serán automáticamente los mismos siempre que tenga que incluir el nombre de su empresa en un registro público. Así que, por razones de privacidad, es posible que quiera dar a su empresa un nombre diferente.
• Quiere un nombre más distintivo. Un propietario único o un socio también puede querer que el nombre sea más distintivo o que identifique el tipo de negocio. Si usted es John Smith y tiene un negocio de jardinería, el nombre de su negocio es John Smith. Pero tal vez quiera hacer negocios como Flores y Jardines de Juan. Lo mismo ocurre con las sociedades colectivas; el nombre de la empresa es el mismo que el de los socios. El registro de un DBA le permite hacer negocios bajo el nombre ficticio en lugar de su nombre personal.
• Su banco requiere un DBA para abrir una cuenta bancaria comercial. Los bancos suelen exigir a los propietarios únicos y a los socios de las sociedades generales que tengan un DBA antes de poder abrir una cuenta bancaria comercial. Los bancos suelen exigirle que les muestre la presentación del DBA o el certificado de nombre supuesto como prueba de que ha registrado el nombre.
• Su empresa está entrando en una nueva línea de negocio que no se refleja en su nombre actual. A menudo se utiliza un nombre Doing Business As cuando una corporación o LLC desea entrar en una nueva línea de negocio o para comercializar nuevos productos o servicios que su nombre de negocio actual no representa. Tener un nombre más descriptivo puede ser beneficioso. Por ejemplo, suponga que tiene un negocio de instalación y reparación de sistemas de aspersión, Summer Sprinkler Systems Inc. y planea ofrecer servicio de quitanieves en invierno. Podría presentar un DBA para Especialistas en Quitanieves para esa parte de su negocio.
• Utilizar un nombre de dominio como DBA, permite operar como otra empresa o sitio web. Se puede presentar un DBA para que una empresa pueda realizar transacciones comerciales bajo el nombre de dominio de la empresa. Esto es especialmente útil cuando el nombre de su empresa no está disponible como nombre de dominio. Por ejemplo, es posible que quiera operar otro negocio o sitio web además del que ya tiene. Imagínese que su LLC fabrica y vende bolsos de mujer. También fabrica bolsos para niños y adolescentes. Sabiendo que nunca comprarían en la misma empresa o sitio web que sus madres, usted presenta un DBA para registrar el nombre comercial ficticio y crear un sitio web independiente dirigido específicamente a este público.
• Para reforzar la credibilidad del negocio. Tener un nombre DBA puede proporcionar credibilidad adicional a los propietarios únicos y a las sociedades generales.
• Para notificar al público su nombre DBA y su marca. El registro de un nombre DBA es una notificación pública a otras empresas de que el nombre está en uso, ya que el nombre DBA pasa a formar parte del registro público. Pero recuerde que en algunos estados la presentación de un DBA no proporciona ninguna protección contra el registro del mismo nombre por parte de otra persona.
• Utilizar un nombre más fácil de recordar. El nombre legal puede ser largo, difícil de deletrear o pronunciar, difícil de recordar, o no ser amigable con los motores de búsqueda.

Una vez más, estas razones variarán en función del tipo de entidad comercial legal de su empresa, del tipo de negocio que tenga y de sus estrategias de crecimiento. Le recomendamos encarecidamente que hable con su contable o abogado para determinar si el registro de un DBA es la opción adecuada para su empresa.

¿Cuáles son las ventajas de un DBA en la actualidad?

Algunas de las principales ventajas de operar un negocio con un DBA (nombre comercial) en la actualidad son:

• Marca el negocio de forma legal y profesional ante clientes y proveedores.
• Permite separar las finanzas personales de las del negocio para fines legales y contables.
• Brinda flexibilidad para cambiar el nombre del negocio sin tener que modificar la estructura legal.
• Facilita la apertura de cuentas bancarias, redes sociales y dominios web para el negocio.
• Ayuda a posicionar la marca en buscadores y redes mediante el uso del DBA en contenidos y anuncios.
• Permite diferenciar el negocio de la competencia de forma única e identificable para clientes.
• Protege la identidad personal del dueño de demandas o problemas relacionados al negocio.

En resumen, un DBA ofrece múltiples beneficios de marca y formalidad legal en la actual era digital.

Presentación de un DBA: Puntos clave para una presentación exitosa

Para hacer negocios bajo un DBA, debe rellenar y presentar los formularios DBA adecuados y pagar una tasa de presentación, tras lo cual recibirá un certificado DBA. Dependiendo del estado, puede presentar el formulario en la oficina del secretario local o del condado, en una agencia estatal o en ambas. Por lo tanto, asegúrese de verificar todas las autoridades locales pertinentes para la presentación de DBA en los estados en los que está, o estará, haciendo negocios. A continuación, confirme todos los requisitos de presentación del DBA para su negocio o tipo de entidad.

En algunos estados, los propietarios únicos y las sociedades colectivas se presentan en oficinas diferentes a las de las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y otras entidades estatutarias. Los formularios también pueden ser diferentes. Una vez completada con éxito la presentación y la recepción de un certificado de nombre ficticio, puede comenzar a utilizar su nombre DBA.

• La presentación de un DBA para una corporación o LLC a menudo requiere una prueba de que la corporación o LLC está en buen estado. Esto suele ser en forma de un certificado de buena reputación que puede solicitar al secretario de estado.
• No puede hacer que su DBA sea un nombre corporativo como Jane Smith, Inc. o Corp. si su negocio existente no es una corporación. Del mismo modo, no puede utilizar un nombre que indique que su negocio es propiedad de una LLC si no lo es.
• Algunos requisitos de presentación del estado/condado exigen que lo anuncie en un periódico o publicación local, para dar aviso público de la presentación del DBA.
• Encuentre las formas de pago y los métodos de presentación aceptados. Algunos estados o condados le permiten pagar la tasa de presentación con tarjeta de débito o crédito; otros requieren un giro postal o un cheque de caja. Algunas agencias permiten la presentación en línea, otras requieren el envío de documentos notariados por correo.
• Legalmente, está obligado a identificar su negocio con su número de la Seguridad Social o con un EIN (número de identificación del empleador o número de identificación fiscal federal), pero los asesores de los propietarios de pequeñas empresas tienden a recomendar la solicitud de un EIN y su uso en lugar de su SSN. Va en contra de la ley estatal llevar a cabo cualquier negocio utilizando un nombre falso que no haya sido registrado. Los estados imponen sanciones que pueden ser duras. Éstas pueden incluir sanciones civiles y penales.
• El tiempo que tarda la oficina del secretario del condado o la oficina estatal en procesar la presentación de un DBA puede variar, así que planifique con antelación. En muchos estados, el registro del nombre ficticio dura un tiempo limitado y debe ser renovado, o expirará. Un plazo común es de cinco años. Si el nombre DBA es importante para su negocio, asegúrese de presentar la renovación antes de la expiración.
• La mayoría de los estados también exigen nuevas presentaciones si hay un cambio en la información establecida en la presentación original del nombre ficticio, como la dirección de la empresa, o el nombre legal, o un cambio en los funcionarios (para las corporaciones), socios (para las sociedades generales) o miembros (para las LLC). En algunos estados, se presentan enmiendas. En otros, se requiere un registro completamente nuevo. Sea proactivo al respecto.

El nombre de su empresa es un activo valioso que desea proteger. El uso de un nombre DBA puede ser una parte importante de su estrategia empresarial. Y si es así, hacer la presentación adecuada para registrar el nombre DBA, y asegurarse de que el registro no caduque son pasos cruciales. Ahora que tiene algunos datos básicos sobre los nombres DBA y las presentaciones DBA, trabaje con su asesor de negocios y socio de cumplimiento para asegurarse de que se hacen bien.

¿Qué es mejor un DBA o un LLC?

A la hora de elegir entre un DBA (Doing Business As) o un LLC (Limited Liability Company) para tu negocio, es importante considerar los siguientes aspectos:

• Responsabilidad legal: Un LLC brinda protección legal frente a demandas y deudas del negocio, mientras que con un DBA el propietario asume responsabilidad personal. Esto hace que un LLC sea preferible en muchos casos.
• Impuestos: Los impuestos para un negocio con DBA son similares a los de un LLC de una sola persona. No hay grandes diferencias en este aspecto.
• Formalidad: Un LLC requiere más trámites de registro ante el estado, mientras que un DBA es más sencillo de establecer.
• Credibilidad: Algunos clientes pueden ver un LLC como una estructura más profesional para el negocio.

En resumen, un LLC suele ser la mejor opción si planeas expandirte y necesitas protección legal. Un DBA es viable para negocios más pequeños y sencillos que no requieran mucha formalidad.

¿Cómo se incluye un DBA en un cheque?

Para incluir correctamente un DBA (nombre comercial) en un cheque, debes colocar la siguiente información:

En la línea de “Pagado a la orden de”:

Escribes el nombre del DBA, seguido de las palabras “DBA” entre paréntesis. Por ejemplo:

“Mi Tienda (DBA) Mi Tienda Favorita”

Esto indica que el cheque se paga al nombre comercial registrado y no al nombre del propietario individual.

En la línea para la firma:

Firma el cheque el propietario individual, no el DBA. Por ejemplo, si el dueño se llama “Juan Pérez”, él debe firmar “Juan Pérez”.

De esta manera, el cheque queda correctamente a nombre del negocio pero se respalda con la firma y responsabilidad legal del propietario registrado.

Asegúrate también de que coincida la información del DBA con la cuenta bancaria a la que pertenece. Siguiendo estas instrucciones, podrás emitir cheques válidos utilizando tu nombre comercial.