¿Cómo puedo obtener una copia de mi formulario W-2?

Actualizado en octubre 2, 2023 por RealidadUSA | Publicado: noviembre 17, 2021

Cómo obtener una copia de un W-2 o 1099 perdido

¿Ha perdido su W-2 o le falta el formulario 1099 MISC? Siga leyendo para saber cuál es la mejor manera de recuperarlo. Un W-2 es una declaración de salarios que muestra cuánto ha pagado un empleador a un empleado durante el año anterior, así como cuántos impuestos se han retenido.

Un formulario 1099-MISC tiene un propósito similar para los contratistas independientes. Es esencial que los empleados y los contratistas independientes dispongan de información en estos formularios para completar con precisión sus declaraciones de impuestos federales.

Estos formularios provienen de los empleadores. Cada 31 de enero, los empleadores tienen que enviar a los empleados copias de los formularios W-2 y 1099. Pero a veces esos formularios no se envían, se pierden en el correo o los pierde el contribuyente antes de la fecha límite de presentación del 15 de abril. Si esto ocurre, el contribuyente podría no presentar la declaración a tiempo, pudiendo incurrir en multas e intereses por no haberla presentado.

Si no está seguro de dónde están sus formularios y se pregunta: «¿Cómo puedo obtener una copia de mi W-2 en línea?» o «¿Qué pasa si he perdido mi W-2?», no se sienta mal y no se preocupe. A menudo, un W-2 no se pierde porque el contribuyente lo haya perdido.

Es habitual que los propietarios de empresas extravíen documentos fiscales importantes. Para evitar la pérdida de los W-2, Collins recomienda que tanto las empresas como los contribuyentes individuales lleven un registro cuidadoso.

Cualquiera que sea la causa, un W-2 perdido puede ser un problema, porque la información que contiene es esencial para preparar las declaraciones de impuestos.

Cómo obtener un W-2

Afortunadamente, si se pregunta cómo obtener su formulario W-2, hay algunas respuestas listas. En la mayoría de los casos, no tendrá que hacer nada más que revisar su correo. Esto se debe a que las empresas están obligadas a enviar los W-2 a todos los empleados a finales de enero. Sin embargo, esto no siempre ocurre. Los W-2 pueden perderse en el correo y a veces el contribuyente los extravía después de recibirlos.

Como conseguir W2 online, por Internet

Hay varias maneras de obtener una copia de su W-2 en línea.

De su empleador

Esta es la forma más rápida y fácil de obtener su W-2. La mayoría de los empleadores le permitirán acceder a su W-2 en línea a través de su portal de empleados. Para hacer esto, deberá crear una cuenta y luego iniciar sesión. Una vez que haya iniciado sesión, debería poder ver y descargar su W-2.

Del IRS

Si no puede obtener su W-2 de su empleador, puede solicitar una copia del IRS. Para hacer esto, deberá crear una cuenta en el sitio web del IRS y luego seleccionar «Obtener transcripción». Deberá proporcionar cierta información personal, como su número de Seguro Social y fecha de nacimiento, para obtener su transcripción.

De un servicio de preparación de impuestos

Si utilizó un servicio de preparación de impuestos para presentar sus impuestos el año pasado, es posible que pueda obtener una copia de su W-2 de ellos. Para hacer esto, deberá comunicarse con el servicio de preparación de impuestos y pedirles una copia de su W-2.

De la Administración del Seguro Social (SSA)

La SSA también tiene una base de datos de formularios W-2. Puede solicitar una copia de su W-2 a la SSA llamando al 1-800-772-1213.

Importante: Si necesita su W-2 para fines fiscales, debe asegurarse de obtenerlo lo antes posible. La fecha límite para presentar impuestos suele ser el 15 de abril, por lo que deberá tener su W-2 para entonces.

Aquí hay algunos consejos adicionales para obtener su W-2 en línea:

• Esté preparado para proporcionar información personal: Cuando solicite una copia de su W-2 a su empleador, al IRS o a un servicio de preparación de impuestos, deberá proporcionar cierta información personal, como su número de Seguro Social y fecha de nacimiento.
• Mantenga su W-2 en un lugar seguro: Una vez que obtenga su W-2, asegúrese de guardarlo en un lugar seguro. Lo necesitará para fines fiscales durante los próximos siete años.
• Verifique si hay errores: Cuando reciba su W-2, asegúrese de verificar si hay errores. Si encuentra algún error, comuníquese con su empleador de inmediato.

El IRS también tiene una herramienta en línea para solicitar transcripciones de salarios e ingresos. Esto le permite obtener la información -pero no el formulario real- que se declaró en el W-2, 1099 u otros formularios. Sin embargo, hay una posible trampa. Las transcripciones de la información salarial y fiscal del año en curso pueden no estar disponibles en el sitio web del IRS hasta julio, después de la fecha habitual de presentación del 15 de abril.

Qué hacer en caso de pérdida de un W-2 o 1099

A veces no puede utilizar el servicio de su preparador de impuestos y el IRS no tiene disponible la información de su año actual. Si eso sucede, hay varias otras respuestas a la pregunta de cómo obtener un W-2 perdido.

Póngase en contacto con su empleador

Cualquiera que sea la causa de la pérdida de un W-2, el primer lugar donde hay que buscar es en la empresa. «Si los documentos se pierden, el contribuyente sólo tiene que ponerse en contacto con el emisor del documento y solicitar un reemplazo», dice Collins. La empresa debería poder proporcionar una copia del W-2 original si se le solicita.

Llamar a Hacienda

Si el empleador no cumple o no puede ser localizado, el IRS le ayudará. Esté preparado para dar su nombre, dirección, número de teléfono, número de identificación del contribuyente y fechas de empleo. También necesitará el nombre, la dirección y el número de teléfono de su empleador y, si lo tiene, el número de identificación del empleador.

La Agencia Tributaria se hará cargo a partir de ahí. La agencia se pondrá en contacto con el empresario para solicitar el formulario que falta.

Archivo a tiempo

A veces, ninguno de estos enfoques tiene éxito y no se puede obtener la documentación perdida antes del 15 de abril de sus propios archivos, su empleador o el IRS. Si se pregunta: «¿Qué pasa si he perdido mi W-2 y nada funciona?». Tranquilo, aún puedes presentar la declaración a tiempo.

Cuando se pone en contacto con el IRS para obtener una respuesta a la pregunta de cómo conseguir el W-2 perdido, además de avisar a su empleador, la agencia le enviará un formulario 4852. Este formulario puede utilizarse como sustituto del W-2 perdido. Todo lo que tiene que hacer para sustituir el formulario W-2 perdido es calcular su salario y los impuestos retenidos y rellenar las cantidades en el formulario 2852.

Si no tiene su W-2 perdido o incluso el formulario 4852 antes de la fecha límite, todavía tiene otra forma de corregir el problema. Puede hacerlo obteniendo una prórroga del plazo de presentación.

Cualquier contribuyente puede obtener una prórroga automática para presentar la declaración presentando el formulario 4868. Esto le dará otros seis meses después de la fecha límite habitual de abril para presentar su declaración. Sin embargo, tenga en cuenta que tiene que estimar su deuda tributaria y pagar antes de la fecha límite de presentación normal de abril.

Sanciones por pérdida de los formularios W-2 y 1099

Si no presenta su declaración antes de la fecha límite porque no tiene un W-2, las consecuencias pueden ser graves. El IRS impone una multa del 5% de los impuestos no pagados por cada mes o parte de un mes de retraso en la declaración. Esto puede llegar hasta el 25 por ciento de los impuestos no pagados. Si presenta la declaración con más de 60 días de retraso, la multa mínima es de 435 dólares o el 100% de los impuestos, lo que sea menor.

También hay intereses. Hacienda cobra intereses por los impagos. El interés se compone diariamente sobre la base del saldo del día anterior más los intereses. El tipo de interés, que es el tipo de los Fondos Federales a corto plazo más 3 puntos porcentuales, no es alto en comparación con las tarjetas de crédito y otros préstamos costosos. Pero puede acumularse rápidamente.

Como obtener mi W2 de años anteriores

A continuación le indicamos algunos pasos para obtener su W-2 de años anteriores:

1. Póngase en contacto con su anterior empresa. La forma más rápida y sencilla de obtener su W-2 es ponerse en contacto con su anterior empresa. Puedes hacerlo por teléfono, correo electrónico o correo postal. Cuando te pongas en contacto con ellos, asegúrate de tener a mano tu número de la Seguridad Social y tu fecha de nacimiento.
2. Solicita una copia de tu W-2 al IRS. Si no puedes conseguir el W-2 de tu anterior empresa, puedes solicitar una copia al IRS. Para ello, tendrá que crear una cuenta en el sitio web del IRS y luego seleccionar «Obtener Transcripción». Tendrá que facilitar algunos datos personales, como su número de la Seguridad Social y su fecha de nacimiento, para obtener su certificado de notas.
3. Solicite una copia de su W-2 a un servicio de preparación de impuestos. Si utilizó un servicio de preparación de impuestos para presentar sus impuestos el año pasado, es posible que pueda obtener una copia de su W-2 de ellos. Para ello, tendrá que ponerse en contacto con el servicio de preparación de impuestos y pedirles una copia de su W-2.
4. Solicite una copia de su W-2 a la Administración de la Seguridad Social (SSA). La SSA también tiene una base de datos de formularios W-2. Puede solicitar una copia de su W-2 a la SSA llamando al 1-800-772-1213.

Si es fácil perder un W-2 para el año fiscal actual, es aún más fácil para los años anteriores. Si necesitas presentar una declaración enmendada para un año anterior y no tienes el W-2 correspondiente, puedes solicitar al IRS una transcripción de tu formulario W-2 perdido. A veces esto puede funcionar también para el año en curso.

La herramienta Online del IRS para solicitar transcripciones de sueldos e ingresos también le permite obtener la información que figura en su W-2, 1099 y otros formularios de años anteriores. Puede solicitar un W-2 perdido de cualquiera de los últimos 10 años fiscales.

Si se olvida de incluir un W-2 o 1099

Si puede perder un W-2, también puede olvidarse de incluirlo en su declaración. Si eso ocurre, o si se da cuenta de que incluyó información incorrecta en su declaración, puede presentar una declaración enmendada tan pronto como reciba o localice el formulario que falta.

Para ello, presente el formulario 1040 X. Este es el formulario del IRS para una declaración enmendada. Incluya la información faltante o actualizada en su declaración enmendada.

Aunque hacer saber a Hacienda que se ha cometido un error puede parecer arriesgado, no es probable que salga mal. «No hay que dejarse llevar por el pánico», dice Raphael Tulino, portavoz del IRS en Washington, D.C. «Los errores ocurren. La agencia es consciente de ello. La omisión intencionada es otra cosa».

Si comete un error honesto y se apresura a presentarla, las sanciones no deberían ser demasiado gravosas. Sin embargo, no debe presentar una declaración enmendada para corregir lo que falta o es inexacto hasta que su declaración original haya sido procesada. Una declaración ha sido procesada cuando se ha cobrado un cheque por los impuestos adeudados o se ha recibido un reembolso.

Si necesita presentar su declaración enmendada 1040X lo antes posible, considere la posibilidad de renunciar a la ruta de la declaración en papel, incluso si eso es lo que está acostumbrado. «Puedes presentar una declaración enmendada electrónicamente», dice Tulino. «Eso se recomienda en estos días porque todo está tardando mucho durante la pandemia».

Lo principal que hay que tener en cuenta sobre la pérdida de un formulario W-2 es que se trata de un problema potencialmente importante, pero no insuperable. Si le han expedido un documento fiscal, puede obtener otro. «No conozco ningún documento en el que un contribuyente no pueda solicitar un documento de sustitución», dice Collins.