Que es la forma W9 y para que sirve

Actualizado en febrero 13, 2024 por RealidadUSA | Publicado: enero 19, 2022

¿Qué es un formulario W-9?

El formulario W-9 del IRS se titula oficialmente “Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación“.

Registra los números de identificación fiscal de los trabajadores que no son empleados y registra la declaración de la persona que rellena el formulario jurando que:

• El número de identificación del contribuyente es correcto. Puede ser un número de la Seguridad Social o el número de identificación del empleador (EIN) de una empresa.
• El contribuyente no está sujeto a la retención adicional. La retención complementaria es una retención obligatoria por parte de los empleadores para las personas que no han incluido un número de identificación del contribuyente válido en el formulario W-9. La retención de seguridad se aplica con un tipo del 24% a partir de 2018.
• El individuo es un ciudadano estadounidense o “otra persona estadounidense”.
• Los códigos FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) que aparecen en el formulario son correctos. Los informes FATCA se exigen a los ciudadanos estadounidenses para informar de los activos financieros extranjeros que tienen fuera de los Estados Unidos.

El formulario W-9 para los no asalariados es comparable al formulario W-4 para los asalariados, el Certificado de Retención del Empleado.

¿Cuándo es necesario un formulario W-9?

Debe obtener un formulario W-4 para los no empleados (contratistas independientes, autónomos y otros) antes de que la persona sea contratada y antes de que comience el trabajo. A partir de 2020, la información del W-9 se utiliza para completar un formulario 1099-NEC que informa de los ingresos de los no empleados para un año fiscal (como un formulario W-2 para los empleados).

El formulario 1099-NEC es un nuevo formulario, utilizado para informar de los pagos a los no empleados. Antes de 2020, los pagos a los no empleados se registraban en el formulario 1099-MISC. A partir del 1 de enero de 2020, la declaración de los ingresos de los no empleados se eliminó del formulario 1099-MISC para registrar otros tipos de pagos diversos.

El empleador debe incluir el número de identificación del contribuyente correspondiente en cada pago al no empleado, y el total de todos los pagos del año debe incluirse en el formulario 1099-NEC que se entrega al trabajador y al IRS.

El formulario W-9 también se utiliza para informar:

• Transacciones inmobiliarias
• Intereses hipotecarios
• Adquisición o abandono de bienes asegurados,
• Cancelación de la deuda, y
• Aportaciones a una cuenta IRA.2

Como llenar una W9

• Línea 1 – Nombre: Esta línea debe coincidir con el nombre que aparece en su declaración de la renta. Este es el nombre legal de su como individuo o como empresa.
• Línea 2 – Nombre de la empresa: Esta línea es opcional e incluiría el nombre de su empresa, el nombre comercial, el nombre DBA o el nombre de la entidad no considerada, si tiene alguno de ellos. Sólo tiene que rellenar esta línea si su nombre es diferente al de la línea 1. El propósito de la línea 2 es ayudar a identificar su empresa a su cliente si el nombre de la línea 1 no es uno comúnmente conocido por su cliente. Vea nuestro blog relacionado, ¿Qué es una entidad no considerada?
• Línea 3 – Clasificación fiscal federal: Marque UNA casilla para su clasificación fiscal federal de los Estados Unidos. Esta debe ser la clasificación fiscal del nombre de la persona o entidad que se introduce en la línea 1.  Sociedad de responsabilidad limitada (SRL). Si el nombre que figura en la línea 1 es una SRL tratada como sociedad colectiva a efectos del impuesto federal de EE.UU., marque la casilla “Sociedad de responsabilidad limitada” e introduzca “P” en el espacio previsto. Si la SRL ha presentado el formulario 8832, marque la casilla “Sociedad de responsabilidad limitada” y escriba “C” para la sociedad anónima. Si la SRL ha presentado el formulario 2553 para tributar como una sociedad de tipo S, marque la casilla “Sociedad de responsabilidad limitada” y en el espacio previsto introduzca “S” para sociedad de tipo S. Si la LLC es una LLC de un solo miembro (una entidad no considerada), no marque la casilla “Sociedad de responsabilidad limitada”; en su lugar, seleccione la clasificación fiscal del propietario de la LLC. Si el propietario de la LLC es otra LLC de un solo miembro, seleccione el primer propietario que no sea una LLC de un solo miembro.
• Otros (véanse las instrucciones) – Esta línea debe utilizarse para las clasificaciones que no figuran en la lista, como las organizaciones sin ánimo de lucro, las entidades gubernamentales, etc.
• Línea 4 – Exenciones: Si está exento de la retención adicional, introduzca su código de beneficiario exento en el primer espacio. Si está exento de informar sobre la FATCA, introduzca su código de exención de informar sobre la FATCA en el segundo espacio. Por lo general, las personas físicas (incluidos los empresarios individuales) no están exentas de la retención adicional. Consulte las “Instrucciones específicas” para la línea 4 que se muestra con el formulario W-9 para obtener información más detallada sobre las exenciones.
• Línea 5 – Dirección: Introduzca su dirección (número, calle y número de apartamento o suite). Aquí es donde el solicitante del formulario W-9 enviará sus devoluciones de información.
• Línea 6 – Ciudad, estado y código postal: Introduzca su ciudad, estado y código postal.
• Línea 7 – Números de cuenta: Este es un campo opcional para enumerar su(s) número(s) de cuenta(s) con la empresa que solicita su W-9, como un banco, una agencia de valores o un proveedor. Le recomendamos que no incluya ningún número de cuenta, ya que es posible que tenga que proporcionar formularios W-9 adicionales para las cuentas que no incluya.
• Nombre y dirección del solicitante: Esta es una sección opcional que puede utilizar para registrar el nombre del solicitante y la dirección a la que envió su W-9.

Segundo paso – Introduzca su número de identificación fiscal

Parte I – Número de identificación del contribuyente (NIF): Introduzca aquí su número de identificación fiscal. Normalmente se trata de un número de la seguridad social en el caso de una persona física o un empresario individual, y de un número de identificación patronal en el caso de una empresa.

Cuarto paso: firmar el formulario W-9

Parte II – Certificación: Firme y feche su formulario.

Exenciones

Esta sección describe dos tipos de exenciones.

• Retención de impuestos. La mayoría de los individuos y tipos de empresas no están exentos de la retención de seguridad, pero su empresa podría estar exenta de la retención de seguridad para ciertos pagos si es una corporación. Consulte a su asesor fiscal para estar seguro. Por defecto, usted no está exento.
• Informes FATCA. El IRS dice: “Estos códigos se aplican a las personas que presentan este formulario para cuentas mantenidas fuera de los Estados Unidos… Si sólo presenta este formulario para una cuenta que tiene en los Estados Unidos, puede dejar este campo en blanco”.

Quienes deben llenar el Formulario W-9

El Formulario W-9 debe ser llenado por cualquier persona o entidad que reciba pagos de una empresa o entidad que esté obligada a presentar información de impuestos al Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos.

En general, deben llenar el Formulario W-9 las siguientes personas:

1. Trabajadores independientes o autónomos: Si eres un freelancer, contratista independiente o cualquier persona que no sea un empleado W-2 de una empresa, debes llenar el Formulario W-9 para que la empresa que te contrata pueda reportar tus ingresos al IRS.
2. Empresas y entidades comerciales: Si eres el dueño de una empresa o entidad comercial, como una LLC o una sociedad anónima, también debes llenar el Formulario W-9 para que cualquier empresa o entidad que te haga pagos pueda reportar tus ingresos al IRS.
3. Beneficiarios de ciertos tipos de pagos: Si recibes ciertos tipos de pagos, como dividendos, intereses o pagos por alquileres, también es posible que debas llenar el Formulario W-9.

Aquí hay algunos ejemplos específicos de cuándo se debe llenar el Formulario W-9:

• Si te contratan para realizar un trabajo independiente, como escribir un artículo o desarrollar un sitio web.
• Si vendes productos o servicios a una empresa.
• Si recibes dividendos de una corporación.
• Si recibes intereses de una cuenta bancaria o de una inversión.
• Si recibes pagos por alquileres de una propiedad que posees.

Es importante tener en cuenta que no todas las personas que reciben pagos están obligadas a llenar el Formulario W-9. Si no estás seguro de si debes llenar el Formulario W-9, puedes consultar con un profesional de impuestos.

Aquí hay algunos recursos adicionales que pueden ayudarte a determinar si debes llenar el Formulario W-9:

• Sitio web del IRS: https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-w-9
• Instrucciones para el Formulario W-9 (SP): https://www.irs.gov/pub/irs-prior/iw9sp–2015.pdf
• Publicación 515 del IRS: https://www.irs.gov/forms-pubs/about-publication-515

Número de identificación fiscal

Si es un empresario individual, introduzca su número de la Seguridad Social en la Parte I aunque tenga un EIN.

Si usted es el único propietario de una LLC (una LLC de un solo miembro), probablemente se le considere una entidad no considerada a efectos fiscales. Esta designación parece complicada, pero sólo se aplica a las LLC de un solo miembro.6

En otras palabras, en casi todos los casos introducirá su número personal de la Seguridad Social, no el EIN de la LLC.

Si es usted propietario (miembro) de una sociedad de responsabilidad limitada de varios miembros que está clasificada como sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada o sociedad colectiva, introduzca el número de identificación fiscal de la empresa. (El valor por defecto es el de una sociedad).

Si su empresa es una corporación, una corporación S o una sociedad, introduzca el EIN de la empresa.

Por favor, consulte con su profesional de impuestos o llame directamente al IRS si no está seguro de qué número de identificación del contribuyente debe incluir en esta parte del formulario. No incluir el número correcto puede dar lugar a problemas con sus pagos, retenciones y su declaración de impuestos.

No olvides firmar el formulario.

Puede rellenar el formulario W-9 en línea (es un archivo “rellenable”) y guardarlo como documento PDF. Guárdalo en un lugar seguro, ya que contiene tus datos fiscales. Luego podrás utilizarlo para cualquier solicitud que recibas.

¿Cómo se rellena un formulario W-9 para una LLC?

Sociedad LLC Unipersonal

1. Una Sociedad de Responsabilidad Limitada de un solo miembro es considerada una entidad no considerada por el Servicio de Impuestos Internos a efectos del impuesto sobre la renta federal. En este caso, el socio único de una SRL debe declarar impuestos de la misma manera que los propietarios únicos.
2. Escriba su nombre y el nombre legal de su sociedad de responsabilidad limitada (LLC) en las dos primeras líneas del W-9. En la primera línea, escriba el nombre con el que presenta sus declaraciones de impuestos y en la segunda línea, introduzca el nombre legal de la LLC
3. Introduzca la dirección de la empresa, la ciudad, el estado y el código postal
4. Marque la casilla “Persona física/propietario único/sociedad de responsabilidad limitada” – no la casilla “sociedad de responsabilidad limitada” para su clasificación fiscal
5. Introduzca su número de la Seguridad Social. Lo ideal es que utilice su número de la Seguridad Social. Sin embargo, el IRS le permite introducir un número de identificación de empleado (EIN) que haya obtenido en su calidad de empresario individual
6. Firmar la certificación y presentar el formulario W-9 al solicitante

Corporación o sociedad colectiva

Si la SRL es una sociedad anónima o una sociedad colectiva, siga los siguientes pasos:

1. Introduzca el nombre de la LLC tal y como consta en los documentos fiscales. Si la LLC tiene un nombre comercial secundario, introdúzcalo en la segunda línea, “Nombre comercial”
2. Marque la casilla “Sociedad de Responsabilidad Limitada”.
3. En la línea de clasificación fiscal, escriba una “P” para la sociedad colectiva, “S” para la sociedad anónima o “C” para la sociedad anónima
4. Introduzca la dirección de la empresa, la ciudad, el estado y el código postal
5. Introduzca el número de identificación del empleador de la LLC
6. Firmar y fechar el W-9 y entregarlo al solicitante

Los autónomos y contratistas deben rellenar el formulario W-9 por cada cliente para el que hayan trabajado. Para estar seguro, guarda una copia del formulario W-9 para tus propios registros. Puedes utilizarlo para ponerte en contacto con un cliente si te falta el formulario 1099-MISC cuando llegue el momento de pagar los impuestos.

¿Cuál es la diferencia entre un 1099 y un W-9?

Los formularios 1099 y W-9 van de la mano. Los contratistas independientes rellenan el W-9 para confirmar sus responsabilidades fiscales y proporcionar información a su(s) empleador(es). A su vez, los empleadores utilizan el W-9 de un contratista para completar un 1099 que detalla los ingresos del trabajador.

La diferencia principal entre el Formulario W-9 y el Formulario 1099 radica en su función y quién los completa:

Formulario W-9:

• Función: Es un formulario de solicitud de información fiscal.
• Completado por: El contribuyente (trabajador independiente, empresa o entidad comercial) lo completa y lo proporciona a la empresa o entidad que le paga.
• Información: Este formulario solicita información personal del contribuyente, como su nombre, dirección, número de identificación fiscal (TIN) y tipo de entidad comercial.
• Uso: La empresa o entidad que paga utiliza la información del Formulario W-9 para reportar los pagos realizados al contribuyente al IRS.

Formulario 1099:

• Función: Es un formulario de declaración de impuestos.
• Completado por: La empresa o entidad que paga lo completa y lo envía al contribuyente y al IRS.
• Información: Este formulario informa sobre los pagos realizados al contribuyente durante el año fiscal, incluyendo la cantidad pagada y el tipo de pago.
• Uso: El contribuyente utiliza la información del Formulario 1099 para declarar sus ingresos al IRS.

En resumen:

• El Formulario W-9 se utiliza para proporcionar información fiscal a la empresa o entidad que paga.
• El Formulario 1099 se utiliza para reportar los pagos realizados al contribuyente al IRS.

Aquí hay una tabla que resume las diferencias entre los dos formularios:

Característica	Formulario W-9	Formulario 1099
Función	Solicitud de información fiscal	Declaración de impuestos
Completado por	Contribuyente	Empresa o entidad que paga
Información	Información personal del contribuyente	Pagos realizados al contribuyente
Uso	Reportar pagos al IRS	Declarar ingresos al IRS

Además de la diferencia principal, hay otras diferencias entre los dos formularios:

• El Formulario W-9 es un formulario único que se puede usar para diferentes tipos de pagos. El Formulario 1099 tiene diferentes versiones para diferentes tipos de pagos, como 1099-NEC para pagos a contratistas independientes o 1099-MISC para pagos por diversos tipos de trabajos.
• El Formulario W-9 no se envía al IRS. La empresa o entidad que paga lo conserva en sus archivos. El Formulario 1099 se envía al contribuyente y al IRS.

Conclusión

El formulario W-9 es crucial para declarar tus impuestos si eres un trabajador contratado, un freelance o un autónomo. Las empresas con las que trabajas no tienen que retenerte los impuestos sobre la nómina, y el W-9 sirve para acordar que eres responsable de pagar esos impuestos por tu cuenta.

Tenga en cuenta que este formulario no se envía a Hacienda. Lo envía a los empleadores que se lo han solicitado. Aunque es relativamente sencillo rellenar un W-9, siempre hay que comprobar dos veces que la información es completa y precisa. Si no está seguro de cómo rellenar algo, considere la posibilidad de buscar un contable fiscal que le ayude a dar sentido a sus impuestos.