Cómo hacer un invoice

como hacer una factura de cobro
Escrito por: RealidadUSA
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Categoría: Impuestos

Cómo hacer un invoice

Si hay algo que hace que los propietarios de empresas se queden despiertos hasta altas horas de la noche, es la morosidad. Según las últimas investigaciones, los retrasos en los pagos cuestan a las pequeñas empresas alrededor de 3 billones de dólares al año.

Aprender a hacer un invoice correctamente no sólo le ayuda a cobrar a tiempo, sino que también le ayuda a mantener un registro preciso de todas sus transacciones financieras.

Si has iniciado recientemente un nuevo negocio y no estás seguro de cómo crear un invoice desde cero, este artículo te ayudará a empezar a facturar con buen pie.

En este artículo, te presentaremos:

  • Los elementos esenciales de un invoice
  • También hemos añadido algunas buenas prácticas y consejos a lo largo del artículo para ayudarte a crear un invoice profesional para tu propio negocio.

Como llenar un invoice de trabajo: Lo que hay que saber

Enhorabuena por tener tu propio negocio. Es un gran paso, y es probable que tus días estén llenos de retos y recompensas.

La buena noticia es que hay una enorme cantidad de recursos disponibles para usted como propietario de un negocio. Es probable que ya haya decidido el nombre y la estructura legal de su empresa. Entonces, ¿qué es lo siguiente que debe hacer?

Si quieres que te paguen (¿y quién no?), tendrás que aprender a redactar un invoice. Si ya está familiarizado con el proceso de creación de facturas, estupendo. Pero si no sabes nada sobre la creación de un invoice, o simplemente quieres un repaso, sigue leyendo.

Para quienes no sepan exactamente qué es un invoice, es simplemente una forma de cobrar el dinero que se le debe a su empresa. Cada vez que vendes un artículo, ya sea una gorra de béisbol o un par de pendientes, y no recoges el pago de esos artículos en el momento de la venta, querrás crear un invoice.

Lo mismo ocurre con la prestación de un servicio, ya sea arreglar una tubería rota o preparar un informe profesional para un cliente. Sea cual sea su negocio, tanto si vende productos como servicios, si está dispuesto a aceptar el pago de esos artículos o servicios en una fecha posterior, tendrá que crear un invoice.

Cómo redactar y enviar correctamente un invoice

Su programa de contabilidad es el lugar desde el que probablemente creará un invoice. Si no utilizas actualmente un programa de contabilidad, te recomiendo encarecidamente que lo hagas.

Sin embargo, en caso de apuro, también hay numerosas plantillas de facturas que puedes descargar de Internet o de una aplicación como Microsoft Word que te ayudarán a empezar a facturar a tus clientes. En cualquier caso, se necesitará la misma información para crear un invoice adecuada.

Esto es lo que necesitas, en cinco sencillos pasos.

Paso 1: Personalizar el invoice

Si utilizas un programa de contabilidad, o estás buscando uno para tu empresa, es probable que prepares tus facturas con él. La mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad del mercado actual ofrecen una excelente capacidad de facturación con la opción de personalizar el invoice como mejor le parezca.

En la mayoría de los casos, la información de la empresa que introduzcas en el software, como el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, rellenará automáticamente cualquier factura que crees.

Pero muchas aplicaciones de software de contabilidad van un paso más allá, ofreciéndole la opción de personalizar el invoice añadiendo el logotipo de su empresa, el lema o la combinación de colores. Aunque no es una necesidad, personalizar tu factura para que refleje mejor tu negocio hará que sea más reconocible para tus clientes, y puede ayudarte a que te paguen un poco más rápido.

Incluya su marca y estilo

Las facturas no son sólo documentos comerciales aburridos, sino que son una oportunidad para transmitir la personalidad y la profesionalidad de tu marca. Esto es especialmente importante si te dedicas al diseño, como un diseñador gráfico o un diseñador web, pero todas las pequeñas empresas deberían tener una marca coherente y profesional. Si ya tienes una página web o tarjetas de visita, puedes diseñar tu factura de forma que esté en consonancia con tu material de marketing actual en cuanto a fuentes, logotipos y colores.

Paso 2: Rellenar los datos del cliente

Una de las cosas más importantes que debe hacer es gestionar adecuadamente a sus clientes. Si eres una pequeña tienda de regalos, gestionar adecuadamente a tus clientes significa tener una forma de comunicarte con ellos sobre las ventas y otras promociones o campañas.

Lo mismo ocurre con las empresas de servicios, y la conclusión es que si concedes créditos a tus clientes, debes asegurarte de que tienes la información adecuada en el archivo de esos clientes, incluyendo una dirección postal exacta, una dirección de correo electrónico y un punto de contacto.

Una dirección postal incompleta o una dirección de correo electrónico incorrecta puede retrasar el proceso de pago durante semanas. También querrás asignar un número personalizado a cada factura que crees, pero esto suele hacerlo automáticamente tu programa de contabilidad.

Paso 3: Asignar los plazos y la fecha de vencimiento de el invoice

Asignar plazos a sus clientes significa simplemente que usted está determinando el tiempo que tienen para pagar. En muchos casos, el plazo por defecto es el neto 30, lo que significa que tu cliente tiene 30 días desde la fecha de el invoice para pagarte.

Ejemplo plantilla de invoice

el invoice anterior refleja el invoiceción por cantidad, que se utiliza cuando se facturan productos. Fuente: Software de contabilidad Wave.

 

Si no pagan antes de que se cumplan los 30 días, puede aplicar cargos por demora a la cantidad vencida. En el caso de los nuevos clientes, es posible que desee utilizar el plazo de pago “A la recepción”, lo que significa que el invoice vence en cuanto se recibe. También son comunes los plazos de pago de 10 días netos, pero es usted, como propietario de la empresa, quien debe determinar qué plazos deben aplicarse a qué clientes.

Paso 4: Explicar para qué sirve el invoice

Si vende un producto, añadirá la descripción del mismo, así como la cantidad y el precio por artículo.

Modelo de factura invoice

el invoice anterior refleja el invoiceción por cantidad, que se utiliza cuando se facturan productos. Fuente: Software de contabilidad Wave.

 

Si está vendiendo servicios, probablemente querrá incluir una descripción detallada de los servicios prestados y lo que el cliente recibió a cambio. Si, como en el caso de el invoice anterior, has creado un informe personalizado, esa información debería aparecer correctamente en el invoice.

Si está facturando por horas trabajadas, probablemente querrá utilizar un estilo de factura que refleje esa información.

Paso 5: Añadir la información de la remesa o un enlace de pago en línea

Una vez completada el invoice, puede imprimirla y enviarla por correo a su cliente, o enviarla directamente por correo electrónico. La mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad también ofrecen la opción de incluir una opción de pago en línea, que permite a sus clientes pagar rápida y fácilmente con tarjeta de crédito o transferencia ACH directamente desde el invoice.

Aunque tendrá que pagar tasas de servicio si decide aceptar pagos en línea, la ventaja real es que probablemente cobrará mucho más rápido.

Sin embargo, si elige que le paguen de una manera más tradicional, asegúrese de que la información de su remesa sea precisa en su factura para que sus clientes sepan a dónde enviar sus pagos.

Paso 6. Lista de impuestos aplicables

Los impuestos que cobre a los clientes variarán en función de su ubicación y del tipo de negocio. Es una buena idea investigar en la oficina de impuestos de tu localidad para saber cuántos impuestos debes cobrar a tus clientes.

Paso 7. Considerar la posibilidad de añadir notas

Aunque no es necesario, es posible que quieras añadir una nota al final de tu factura que incluya un mensaje amistoso de agradecimiento para tu cliente. No solo es bueno para tu marca, sino que una cortesía común como un simple agradecimiento puede ayudarte a que te paguen más rápido.

¿Necesita una plantilla de facturación?

Aunque hay muchas plantillas de facturación que pueden usarse para facturar a los clientes, podrás gestionar mejor todo tu negocio si utilizas un software de contabilidad.

Hay muchas aplicaciones disponibles. Algunas de nuestras favoritas, Wave Accounting, Xero y QuickBooks Online, ofrecen una excelente capacidad de facturación, así como la opción de personalizar las facturas.

¿Qué aspecto tiene un invoice profesional?

un invoice profesional tiene un diseño limpio y legible y transmite toda la información importante que un cliente necesita para realizar un pago. Esta es la información que debe incluirse en un invoice profesional

  • El nombre de la empresa y los datos de contacto con un logotipo, si procede
  • El nombre del cliente y sus datos de contacto
  • Un número de factura
  • Una fecha de vencimiento del pago
  • Una lista detallada de los servicios prestados con descripciones, cantidades, tarifas y subtotales
  • El importe total de la factura
  • Las condiciones de pago

 

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